Minun vinkit tehokkaaseen ajankäyttöön: En syö ja jätän tehtävien tekemisen viimeiseen iltaan

Tuntuuko, että aika ei millään riitä kaikkeen, mitä haluaisit ehtiä tehdä? Tässä kirjoituksessa käyn läpi keinoja tehokkaaseen ajankäytön hallintaan.

Kun mietin asioita, missä omalla kohdallani olisi eniten kehitettävää, niin ensimmäisenä tulee mieleen säännölliset elämänrytmit ja tehokas ajankäyttö. Olen todella surkea näissä ja se näkyy siinä, että välillä asiat ei pysy ollenkaan kasassa. Teen todella paljon "töitä" ja opiskelen samalla, joten aika on todellakin rajallista. Voin vain kuvitella ajan rajallisuuden niille ihmisille, joilla on vielä samaan aikaan perhe-elämää.

Hetkinen, eikös passiivisen tulon tienaaminen pitänyt olla leppoista touhua? Edes passiivinen tulo ei ole täysin passiivista, vaan sen eteen täytyy tehdä työtä - Ainakin aluksi ja yleensä sitä työtä saa tehdä ihan kaksin käsin, niin paljon, että jos on muutakin elämää, niin aika saattaa välillä käydä tiukille.

Onko koko passiivinen tulo siis huijausta?

Sanotaan vaikka näin: Jos joku väittää, että voit ansaita paljon rahaa tekemättä mitään, se on huijausta.

Passiivisen tulon idea on automatisoida/ulkoistaa rahaa tuottavia prosesseja ja luoda pysyvää lisäarvoa. Kerran hyvin tehty työpanos voi tuottaa rahaa vielä vuosienkin päästä. Pyörität ikäänkuin omaa pientä yritystä, jonka omistaja olet, ja alussa jonkun täytyy rakentaa se yritys.

Palkinto tulee sitten siinä vaiheessa, kun homma on saatu hyvin käyntiin. Voit lähteä lomalle milloin itse haluat ja jos tänään ei vaikka huvita työskennellä, niin silloin voit itse päättää asiasta. Lyhyellä tähtäimellä näillä ei ole tulotasoosi mitään merkitystä, jos olet luonut itsellesi passiivisia tulonlähteitä.

Kun aika ei riitä kaikkeen

Pyöritän tällä hetkellä omaa yritystä, kirjoitan aktiivisesti kahta blogia, sen lisäksi työstän samaan aikaan kolmea muuta nettisivuprojektia, välillä kirjoittelen artikkeleita myös muiden ylläpitämiin medioihin ja näiden ohella aikaa menee mm. arbitraasimarkkinoinnin strategioiden testaamiseen ja niiden data-analyysiin. Lisäksi teen yritykseni sijoitustoimintaan liittyen paljon analyysiä monenlaisista asioista ja käytän aivan valtavasti aikaa sijoittamiseen liittyvien asioiden ymmärtämiseen ja opiskeluun. Kaiken tämän keskellä opiskelen alaa, jota jotkut ovat sanoneet työlääksi ja siihen liittyen kai myös opiskelija(yö)elämää tulee välillä elettyä enemmän tai vähemmän.

Monilla herää varmasti kysymys, miten ehdin tekemään tätä kaikkea?

Sanotaan nyt aivan ensiksi, että jos en oikeasti nauttisi tästä kaikesta ja tekisin vastaavan määrän työtä palkkatyöläisenä ilman erityistä intohimoa tekemiäni asioita kohtaan, tai opiskelisin lääketiedettä vaikkapa vanhempieni pakottamana, niin todennäköisesti minut olisi laitettu jo aikaa sitten M3-lähetteellä muualle rauhoittumaan.

Nautin näistä asioista kuitenkin niin paljon, että minulle ei ole mikään ongelma, vaikka suurin osa hereilläoloajastani meneekin johonkin, mikä muistuttaa työnteon ja opiskelun (ja opiskelijaelämän) kaoottista sekoitusta.

Konkreettisia keinoja ajankäytön tehostamiseen

Koska en ole kuitenkaan normaalia älykkäämpi tai tehokkaampi ihminen, niin olen huomannut, että sama 24-tuntinen vuorokausi koskee myös minua ja välillä (joka päivä) tuntuukin siltä, että aika ei mitenkään riitä kaikkeen siihen, mitä haluaisin tehdä.

Osa seuraavista ajanhallinnan keinoista saattaa jonkun korvaan kuulostaa kyseenalaiselta ja jopa hullulta, mutta minkäs teet. Tavallisilla koulun käyneillä ihmisillä on paljon haitallisia käyttäytymismalleja, joista eroon pääseminen on ensimmäinen askel tehokkaaseen ajankäyttöön. Ja tässä tulee ensimmäinen:

1. En syö

Tämä on samalla sekä mittari itselleni -Se miten pitkään pystyn työskentelemään jonkin idean/projektin parissa syömättä, kertoo minulle, kuinka innostunut oikeasti olen kyseisestä asiasta. Kun jossain asiassa on täysillä mukana, niin sulla ei tule edes mieleen syödä, vaan teet töitä useita tunteja putkeen.

Tottakai syön kyllä kulutukseni verran kaloreita vuorokaudessa, mutta tiesitkö, että säännöllinen peruskoulussa opetettu ruokailurytmi vie aivan liikaa ylimääräistä aikaa verrattuna siihen, että pyrit syömään suurimman osan päivän kaloritarpeestasi yhdellä aterialla.

Hobittien elämä on kyllä leppoisaa, mutta valitettavasti kaukana tehokkaasta ajankäytöstä.

Aikuinen ihminen pystyy kyllä tekemään muutaman minuutin tauoilla keskittyneesti töitä vaikka 8 tuntia putkeen ilman sen kummempaa ruokailua. Jos tässä välissä alkaisi lounastamaan, niin ajatus ja flow katkeaa, jolloin ruokailun jälkeen työskentelyn aloittaminen ja ajatusten kokoaminen takaisin siihen mihin jäi, vie todella paljon ylimääräistä aikaa.

Samaa pätee myös opiskeluun. Muistan kun luin lääkiksen pääsykokeseen, niin sitä tuli luettua päivässä 6-7 tuntia putkeen korkeintaan 5-10 minuutin tauoilla ja ruokailu hoidettiin joko tätä ennen tai sen jälkeen. Jos tässä välissä olisi alkanut aktivoimaan parasympaattista hermostoa ison aterian nauttimalla, niin koko opiskeluprosessi olisi häiriintynyt ja ajatukset olisi pahasti keskeytynyt.

Yritän siis syödä suurimman osan kaloritarpeestani yhdellä aterialla ja toisin kuin peruskoulussa sinulle on opetettu, niin tämä ei ole edes epäterveellistä, vaan itse asiassa paastoaminen, aterioiden skippaaminen ja kerralla paljon syöminen on ainakin aikuisilla todennäköisesti terveellistä (Lähteet: 1,2,3,4). Kunhan tietysti muistaa noudattaa terveellistä ruokavalioa.

Jos näitä mahdollisia terveysvaikutuksia haluaa hieman kansantajuisemmin selittää, niin välillä on hyvä antaa elimistölle hieman stressiä, kuten vaikkapa liikuntaa harrastaessamme teemme. Samalla idealla voimme myös välillä pidättäytyä ruoasta, vaikka olisi nälkä, koska sekin auttaa elimisitöä sietämään stressiä, mikä edistää elimistön omien korjaus - ja tasapainomekansimien käyttöä.

2. Parkinsonin laki - "Jätä tehtävien tekeminen viimeiseen iltaan"

Parkinsonin laki kuuluu näin: Työ täyttää sille varatun ajan. Jos annat itsellesi liikaa aikaa, niin keskittyminen liikkuu helposti työn lopputuloksen kannalta epäolennaisille osa-alueille. Kannattaakin asettaa itselleen todella tiukkoja deadlineja, jolloin on pakko keskittyä vain olennaiseen, koska "ylimääräistä" aikaa ei yksinkertaisesti ole. Tässäkin kannattaa mennä täysin vastoin peruskoulussa opetettuja asioita eli kannattaa jättää koulutyöt aina viimeiseen iltaan....tai no ainakin toiseksi tai kolmanneksi viimeiseen. Tehtävien tekemisen viimeiseen iltaan jättäminen on ehkä vähän äärimmäinen esimerkki, mutta joka tapauksessa liian aikaisin aloittaminen on aina huono asia.

Yllä oleva kuva antaa havainnollistuksen parkinsonin laista, jolle käytetään myös termiä "Opiskelijan syndrooma". Kun aikaa on liikaa, niin aika ei tule tehokkaasti käytetyksi.

Parkinsonin lakiin liittyen tulee mieleen vielä myöhästely. Muistan kun olin aina muutaman minuutin myöhässä koulussa, niin joka ikinen kerta opettajan neuvo oli "Mitä jos heräisit 5 minuuttia aikaisemmin?". Neuvo oli huono eikä opettaja selvästikään ymmärtänyt parkinsonin lakia.

Nyt olen kuitenkin ymmärtänyt, että jos haluaa olla ajoissa, niin kannattaa mielummin herätä 5 minuuttia myöhemmin: Aamuinen myöhästely johtuu ainakin minun kohdalla yleensä aina siitä, että on liikaa aikaa ja ehtii keskittyä kaikkeen muuhun paitsi ajoissa olemiseen. Kun taas herään "sopivasti myöhässä", niin sitä on sellainen kiire, että ei ehdi keskittyä mihinkää muuhun kuin ajoissa olemiseen. Lopputuloksena olen aina ollut näissä tilanteissa ajoissa ja samalla olen saanut myös nukkua hieman pitempään.

3. Tee paljon kerralla

Koulussa on opittu, että oppitunnilla ollaan 45 minuuttia ja sen jälkeen pidetään tauko. Tässä ei ole oppimisen kannalta mitään järkeä ja sama pätee myös työntekoon.

Silloin kun on hyvä flow päällä, niin ei kannata keskeyttää sitä väkisin. Ajatusten uudelleen kokoaminen vie aina paljon aikaa, joten jos on tärkeä juttu käynnissä, niin kannattaa välttää kaikkia mahdollisia keskeytyksiä.

Varsinkin blogikirjoittamisessa olen huomannut, että mitä enemmän kirjoitat yhdeltä istumalta, niin ideoiden määrä kasvaa eksponentiaalisesti kirjoittamiseen käytetyn ajan suhteen. Alussa tuntuu, että ei keksi mitään, mutta muutaman tunnin kirjoittamisen jälkeen juttua on tullut jo niin paljon, että sitä on täytynyt jakaa ihan erillisiin artikkeliluonnoksiin.

Tottakai pienempiä muutaman minuutin ajatustaukoja kannattaa pitää esim. 30-60 minuutin välein. Pitemmän yli 5 minuutin tauon voi pitää siinä vaiheessa, kun tuntuu, että jää jumittamaan tai keskittyminen alkaa herpaantua. Silloin voi vaikka lähteä lyhyelle kävelylle. Jos kuitenkin pidät etukäteen aikataulutettuja taukoja, niin saatat keskeyttää työnteon juuri kriittisessä vaiheessa.

4. Pareton periaate - Keskity olennaiseen

Pareton periaate tarkoittaa sitä, että elämässä on paljon asioita, joiden kohdalla 80 % tuloksista saadaan aikaan 20 % työmäärällä ja työmäärän kasvattaminen tämän jälkeen ei enää paranna tulosta juuri yhtään: Esimerkiksi siis 90 % tuloksista vaatii jo 90 % työmäärään, joten suhde ei ole lineaarinen.

Pareto-jakaumia löytyy myös elämän muilta osa-alueilta. Esimerkiksi yhteiskunnassa varallisuus on jakautunut suurinpiirtein niin, että 80 % varallisuudesta on rikkaimman 20 % hallussa ja 80 % yrityksen myynnistä tulee 20 %:sta tuotteista.

Pareton periaate pätee monella elämän osa-alueella.

On tietysti asioita joissa tulee olla erityisen huolellinen ettei vaikkapa anna itsestään epäammattimaista kuvaa, mutta kannattaa oppia tunnistamaan asiat, missä 20 % työmäärä riittää. Näitä löytyy yllättävän paljon, kun asiaa alkaa miettiä.

5. Keskity yhteen asiaan kerrallaan

Helposti käy niin, että kirjoitat samaan aikaan sähköpostiviestiä, samaan aikaan selaat Facebookia ja samaan aikaan hoidat jotain työjuttua. Monilla on esimerkiksi sähköpostivälilehti jatkuvasti työpäivän aikana selaimessa auki ja saapuviin viesteihin vastataan välittömästi.

Jos työnkuva ei kuitenkaan vaadi välitöntä vastaamista sähköposteihin, niin kannattaa jakaa sähköposteihin vastaamisaika esimerkiksi tiettyyn kellonaikaan päivästä. Itse katson sähköpostit yleensä kello 9 ja seuraavan kerran ajankohtina 12 ja 15. Silloin kun käyn niitä läpi, niin en tee mitään muuta samaan aikaan. Toki joskus joihinkin todella tärkeisiin viesteihin saatan vastata vielä iltaisin, mutta nämä ovat asia erikseen. Olen valikoinut nuo ajankohdat strategisesti sen mukaan, miten itse koen saavani parhaat vastausprosentit viesteille.

6. Tiedätkö, mihin aikaa kuluu?

On aika hankala tehostaa ajankäyttöä, jos et ole konkreettisesti mitannut, mihin asioihin käytät aikaa. Tähän on olemassa työkaluja, esimerkiksi Toggl, jonka olen itse ottanut äskettäin kokeiluun. Tarkoitus on siis käydä läpi, mihin niitä minuutteja ihan konkreettisesti menee ja sitä kautta miettiä, voisiko jossain olla tehostamisen varaa.

Minulla ei vielä hirveästi ole kokemusta ajanhallinnan mittaamiseen tarkoitetuista työkaluista, joten jos sinulla on jokin hyvä työkalu suositeltavana, niin kommentoi siitä alle!

7. Tee jaottelu luovan/ajattelua vaativan työn sekä aivottoman/mekaanisen työn välillä

Tämä on ehkä itsestäänselvää, mutta kannattaa ehdottomasti suunnitella päivä niin, että varaat vireystilan kannalta optimaalisimman ajankohdan luovalle ja ajattelua vaativalle työlle ja jätät "aivo narikkaan" -työt muille ajankohdille.

Jos esimerkiksi yrittäisin kirjoittaa tätä blogikirjoitusta vaikkapa illalla junassa, niin siitä ei todennäköisesti tulisi mitään. Tälle blogikirjoitukselle olen varannut aikaa aamusta/päivästä, koska silloin olen yleensä parhaassa vireystilassa. Tosin joillekin kaikkein luovin hetki voi löytyä jopa vasta illan myöhäisiltä tunneilta, tämä on hyvin yksilöllistä ja ainakin omalla kohdallani se myös vaihtelee hieman sen mukaan, millaista rytmiä elän.

Samaa periaatetta kannattaa myös soveltaa pienemmässäkin mittakaavassa. Esimerkiksi tätä blogia kirjoittaessa en aluksi keskity kirjoitusvirheiden korjaamiseen ollenkaan, vaan pyrin saamaan kaikki ajatukset ja sisällön ensin valmiiksi. Käyn kirjoitusvirheet läpi vasta lopuksi.

Toki aivottoman ja mekaanisen työn kohdalla kannattaa varsinkin miettiä, voisiko sen myös ulkoistaa tehtäväksi jollekin toiselle.

Ja näin elämästä tulee pelkkää suorittamista?

Kaikki on kiinni siitä, mikä on oma vaatimustaso ja tavoitteet elämässä. Kuitenkin koko mun tarinan pointti tähän mennessä on ollut se, että vaikka kerroin teille muutamia vinkkejä ajankäytön tehostamisesta, niin ne ei ole mitää oikoteitä onneen. Jos haluaa menestyä tai tulla hyväksi jossain asiassa, niin pitää tehdä aivan valtavasti työtä ja se vaatii sitä, että joistain asioista täytyy luopua.

Silloin sulla ei yksinkertaisesti ole aikaa katsoa Netflixiä kahta tuntia päivässä, istua iltoja kaljalla, nukkua pitkiä yhdeksän tunnin yöunia ja nauttia kuutta ateriaa päivässä. Joku voisi kysyä, että eikö elämästä tule tällä tavoin pelkkää suorittamista? Jos kuitenkin oikeasti nautit siitä mitä teet, niin et edes koe minkäänlaista tarvetta näille edellä mainituille "mukavuuksille" ja silloin nimenomaan nautit suorittamisesta. Vältä sellaista suorittamista, josta et nauti ja joka vain lisää stressiä ja ahdistusta elämään.

Jos nämä aiemmin mainitut mukavuudet ovat kuitenkin niitä asioita, mitä haluat elämässäsi saada, niin älä sitten valita, että et ole miljonääri tai mitä ikinä haluatkaan olla. Kukaan ei ole päässyt huipulle tekemällä tavallista 8 tunnin työpäivää, joten älä kuvittele, että sinä olisit jokin poikkeus.

Mutta kuten olen jo moneen kertaan sanonut, se vapauden tunne, mitä passiivinen tulo antaa, on parempi kuin yksikään ilta-, viikonloppu - tai kesävapaa palkkatyöläisenä.